Regulamin udostępniania zbiorów

REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW MUZEUM WARSZAWY

KWERENDY

1. Kwerendy przeprowadzane w Muzeum Warszawy przez osoby z zewnątrz, instytucje i firmy są bezpłatne. Osoby prywatne, instytucje i firmy mogą odpłatnie zlecić przeprowadzenie kwerendy pracownikom Muzeum Warszawy.

2. W szczególnych przypadkach Muzeum Warszawy zastrzega sobie prawo do odmowy przeprowadzenia kwerendy.

3. W celu przeprowadzenia kwerendy należy wypełnić formularz (pobierz formularz) i przesłać na e-mail kancelaria@muzeumwarszawy.pl. W przypadku kwerendy przeprowadzanej do wystawy należy wziąć pod uwagę terminy związane z realizacją wypożyczenia eksponatów – Regulamin Udostępniania Zbiorów – wypożyczenia zbiorów.

4. Pracownik Działu Udostępniania Zbiorów najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od zgłoszenia skontaktuje się z Państwem w celu ustalenia terminu oraz szczegółów kwerendy.

5. Kwerendy dot. zbiorów przeprowadzane są w oparciu o:

  • komputerową bazę zbiorów
  • dokumentację naukową dot. zbiorów, przechowywaną w działach merytorycznych
  • zbiory znajdujące się w magazynach (uwaga: fizyczne udostępnianie zbiorów podczas kwerend odbywa się pod opieką wyznaczonego pracownika merytorycznego)
  • konsultacje merytoryczne pracowników Działu Opracowania Zbiorów

WYPOŻYCZENIA ZBIORÓW

1. Muzeum Warszawy użycza swoje zbiory do innych instytucji kultury na podstawie aktualnych aktów prawnych wydanych przez w Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. 2. Pisma dotyczące wypożyczeń eksponatów powinny być kierowane do Dyrektora Muzeum minimum 3 miesiące przed planowanym wypożyczeniem. 3. Pismo z prośbą o wypożyczenie zbiorów powinno zawierać:

  • dane instytucji
  • cel wypożyczenia
  • planowany okres wypożyczenia
  • wypełnione i podpisane przez Dyrektora Muzeum (lub osobę upoważnioną) oświadczenie dot. warunków transportu oraz warunków eksponowania użyczonych zbiorów w siedzibie biorącego w użyczenie lub w innym miejscu eksponowania użyczonych zbiorów wraz załącznikiem ze spisem eksponatów (spis powinien zawierać: nr inwentarza/sygnatura oraz dane inwentaryzacyjne – autor, nazwa/tytuł) (pobierz wzór pisma) oraz oświadczenie wraz z załącznikiem.

4. Zgody na wypożyczenie zbiorów udziela Dyrektor Muzeum.

5. Wypożyczenie odbywa się na podstawie umowy użyczenia oraz protokołu zdawczo-odbiorczego.

6. Umowa użyczenia określa warunki użyczenia zbiorów oraz zobowiązania strony użyczającej i biorącej w użyczenie.

7. Umowa użyczenia sporządzana jest nie później niż 1 miesiąc przed wypożyczeniem zbiorów.

8. Umowę użyczenia podpisują dyrektorzy instytucji: strony wypożyczającej i biorącej w użyczenie lub osoby do tego upoważnione.

9. Protokół zdawczo-odbiorczy potwierdza wypożyczenie zbiorów.

10. Ze strony użyczającego protokół podpisywany jest przez:

  • Kierownika Działu Udostępniania Zbiorów (lub upoważnionego pracownika Działu)
  • Głównego Konserwatora Zbiorów (lub upoważnionego konserwatora).

Ze strony biorącej w użyczenie protokół podpisuje:

  • osoba upoważniona, posiadająca imienne upoważnienie do odbioru eksponatów podpisane przez Dyrektora Instytucji/Zastępcę Dyrektora lub Głównego Inwentaryzatora Zbiorów

11. Termin użyczenia ustalany jest z Działem Udostępniania Zbiorów.

12. Wydanie/odbiór użyczanych zbiorów odbywa się w siedzibie użyczającego lub w przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów – w siedzibie biorącego w użyczenie lub w innym miejscu ekspozycji zbiorów wcześniej uzgodnionym przez Strony.

13. Transport i pakowanie zbiorów zapewnia biorący w użyczenie lub użyczający (w przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów do miejsca wystawy).

14. W przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów do miejsca wystawy biorący w użyczenie pokrywa wszystkie koszty związane z transportem zbiorów, na podstawie kosztorysu przygotowanego przez Muzeum Warszawy.

15. Wszystkie wypożyczenia z Muzeum poza granice kraju muszą być objęte odpowiednim ubezpieczeniem komercyjnym lub gwarancją rządową.

16. Kurier muzealny eskortujący obiekty pomiędzy siedzibą muzeum a siedzibą instytucji wypożyczającej może nie zgodzić się na wyładunek lub instalację obiektów, jeżeli uzna, że miejsce ekspozycji nie spełnia ustalonych w umowie warunków.

17. Przedłużenie terminu użyczenia zbiorów może odbyć się tylko za zgodą pisemną Dyrektora Muzeum Warszawy. Pismo w tej sprawie strona biorąca w użyczenie powinna złożyć min. 1 miesiąc przed upływem terminu zwrotu, określonego w protokole zdawczo-odbiorczym.

18. Przedłużenie terminu użyczenia zbiorów nie jest możliwe jeśli:

  • w umowie/protokole użyczenia zostało umieszczone zastrzeżenie konserwatorskie, określające maksymalny czas bezpiecznego eksponowania użyczonych zbiorów
  • Muzeum Warszawy posiada inne plany wystawiennicze bądź naukowo-badawcze wobec użyczonych zbiorów

19. Muzeum Warszawy zastrzega sobie możliwość:

  • kontroli warunków eksponowania zbiorów w siedzibie biorącego w użyczenie przed otwarciem wystawy oraz w uzasadnionych przypadkach podczas trwania wystawy
  • obecności pracownika Muzeum Warszawy podczas transportu użyczanych zbiorów
  • obecności pracownika Muzeum Warszawy w trakcie montażu i demontażu wystawy

ZAMÓWIENIA DOT. DOKUMENTACJI WIZUALNEJ ZBIORÓW

1. Muzeum Warszawy bezpłatnie udostępnia w formie cyfrowej posiadaną dokumentację wizualną zbiorów.

2. Muzeum Warszawy zastrzega sobie prawo odmowy realizacji zamówienia w przypadku braku wizerunku cyfrowego wybranego muzealium – przy ograniczonej dostępności zbiorów, np. spowodowanej scontrum, digitalizacją zbiorów lub innymi kwestiami organizacyjnymi.

3. Aby zamówić dokumentację wizualną zbiorów, należy wypełnić poniższy formularz (pobierz formularz) i przesłać na e-mail kancelaria@muzeumwarszawy.pl.

4. Pracownik Działu Udostępniania Zbiorów skontaktuje się z Państwem najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od zgłoszenia.

5. Zamówienia realizowane są drogą pocztową i mailową. Możliwy jest także odbiór osobisty w siedzibie tymczasowej Muzeum.