1. Muzeum Warszawy prezentuje cyfrowe odwzorowania zbiorów możliwe do nieodpłatnego pobrania na stronie internetowej: kolekcje.muzeumwarszawy.pl. Ich dalsze wykorzystanie może wymagać uregulowania kwestii prawnoautorskich bezpośrednio z dysponentami praw.
2. Muzeum Warszawy udostępnia cyfrowe odwzorowania zbiorów na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. Udostępnienie dokumentacji cyfrowej oraz wykonanie nowych odwzorowań może być odpłatne, zgodnie z obowiązującym cennikiem zawartym w ust. 7 niniejszego Regulaminu.
3. Muzeum Warszawy udostępnia cyfrowe odwzorowania zbiorów, które:

• a) znajdują się w domenie publicznej;
• b) nie stanowią utworów w rozumieniu ustawy z dnia 04 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U z 2021 r. poz. 1062);
• c) do których Muzeum posiada autorskie prawa majątkowe (Muzeum Warszawy udziela jedynie licencji czasowych niewyłącznych na podstawie umowy).

4. Muzeum Warszawy jest również właścicielem zbiorów, do których nie posiada stosownych praw lub są one ograniczone. Przy procedurze ich udostępnienia Muzeum zastrzega, że wykorzystanie kopii cyfrowych wymaga od Wnioskodawcy odrębnego uregulowania kwestii praw, w szczególności praw autorskich bezpośrednio z autorem lub jego spadkobiercami lub dysponentami praw, z zachowaniem ustawy z dnia 04 lutego 1994 roku o ochronie praw autorskich i prawach pokrewnych, w tym w szczególności w zakresie prawa do korzystania z wizerunku osób uwidocznionych.
5. Procedura udostępnienia zależy od statusu prawnoautorskiego obiektu:

• a) w przypadku obiektów znajdujących się w domenie publicznej / nieobjętych autorskim prawem majątkowym lub do których prawa już wygasły, udostępnienie następuje na podstawie przesłanego wniosku, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu;
• b) w przypadku obiektów, do których Muzeum posiada autorskie prawa majątkowe lub licencję na wykorzystanie konieczne jest podpisanie umowy licencyjnej lub sublicencyjnej;
• c) w przypadku obiektów o nieokreślonym statusie prawnoautorskim lub objętych autorskim prawem majątkowym, którego dysponentem nie jest Muzeum – po wypełnieniu wniosku (Załącznik nr 1) oraz oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

6. Udostępnienie cyfrowych odwzorowań zbiorów odbywa się na podstawie wniosku z zamówieniem (Załącznik nr 1) przesłanego drogą elektroniczną na adres e-mail: kancelaria@muzeumwarszawy.pl lub drogą pocztową na adres: Muzeum Warszawy, Rynek Starego Miasta 28, 00-272 Warszawa. W przypadku konieczności wniesienia opłaty, Wnioskodawca zostanie poinformowany o jej wysokości, którą należy uregulować w terminie 7 dni kalendarzowych od daty akceptacji oferty. Brak uregulowania opłaty w terminie określonym w zdaniu poprzedzającym jest równoznaczny z wycofaniem wniosku.
7. Opłata za przekazanie plików do jednorazowego wykorzystania w Polsce i za granicą kopii cyfrowej wynosi:

Udostępnienie istniejącej dokumentacji wizualnej obiektu:

Plik poglądowy – nieodpłatnie
300 dpi / TIFF – 50 PLN brutto

Nowe zdjęcie w technologii cyfrowej:

300 dpi / JPEG / TIFF – 100 PLN brutto

8. Wniosek powinien zawierać następujące informacje:

• a) pełne dane Wnioskodawcy: imię i nazwisko/nazwę jednostki organizacyjnej/adres, dane kontaktowe, telefon, e-mail;
• b) cel udostępnienia;
• c) dane identyfikujące zbiory (numer inwentarzowy, autor, tytuł/nazwa);
• d) format cyfrowego odwzorowania.

9. Wnioski są rozpatrywane w kolejności daty wpływu, jednak nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku. Szczegółowy tryb rozpatrywania wniosków odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 25 lutego 2016 roku o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1446).
10. Termin realizacji zamówienia, w przypadku którego istnieje konieczność wykonania nowych cyfrowych odwzorowań jest ustalany indywidualnie.
11. W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody dyrektora Muzeum, opłata może zostać ustalona na innych warunkach. Wnioski w tym zakresie należy składać łącznie z wnioskiem, o którym mowa w ust. 6 powyżej.
12. Muzeum Warszawy zastrzega sobie prawo do odmowy udostępnienia cyfrowych odwzorowań zbiorów, jeżeli realizacja zamówienia spowodowałaby konieczność podjęcia nieproporcjonalnych działań przekraczających proste czynności. Odmowa udzielenia informacji następuje w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie, na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735, z późn. zm.).
13. Wnioskodawca wykorzystując odwzorowania cyfrowe zbiorów Muzeum Warszawy, jest zobowiązany do poszanowania autorskich praw osobistych określonych w art. 16 ustawy z dnia 04 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
14. Wnioskodawca nie może przenosić prawa do wykorzystania kopii cyfrowych na inne podmioty lub osoby trzecie.
15. Muzeum Warszawy i jego pracownicy nie ponoszą odpowiedzialności za niezgodne z prawem lub niezgodne z celem wskazanym w zamówieniu wykorzystanie kopii cyfrowych. Odpowiedzialność prawną – ze wszystkimi konsekwencjami – ponosi Wnioskodawca tak wobec osób trzecich, jak i wobec Muzeum Warszawy w przypadku jakichkolwiek roszczeń.

W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt: udostepnianie@muzeumwarszawy.pl