1. Muzeum Warszawy użycza swoje zbiory do innych instytucji kultury na podstawie aktualnych aktów prawnych wydanych przez w Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
2. Pisma dotyczące wypożyczeń eksponatów powinny być kierowane do Dyrektora Muzeum minimum 3 miesiące przed planowanym wypożyczeniem.
3. Pismo z prośbą o wypożyczenie zbiorów powinno zawierać:
- dane instytucji
- cel wypożyczenia
- planowany okres wypożyczenia
- wypełnione i podpisane przez Dyrektora Muzeum (lub osobę upoważnioną) oświadczenie dot. warunków transportu oraz warunków eksponowania użyczonych zbiorów w siedzibie biorącego w użyczenie lub w innym miejscu eksponowania użyczonych zbiorów wraz załącznikiem ze spisem eksponatów (spis powinien zawierać: nr inwentarza/sygnatura oraz dane inwentaryzacyjne – autor, nazwa/tytuł) (pobierz wzór pisma oraz oświadczenie wraz z załącznikiem).
4. Zgody na wypożyczenie zbiorów udziela Dyrektor Muzeum.
5. Wypożyczenie odbywa się na podstawie umowy użyczenia oraz protokołu zdawczo-odbiorczego.
6. Umowa użyczenia określa warunki użyczenia zbiorów oraz zobowiązania strony użyczającej i biorącej w użyczenie.
7. Umowa użyczenia sporządzana jest nie później niż 1 miesiąc przed wypożyczeniem zbiorów.
8. Umowę użyczenia podpisują dyrektorzy instytucji: strony wypożyczającej i biorącej w użyczenie lub osoby do tego upoważnione.
9. Protokół zdawczo-odbiorczy potwierdza wypożyczenie zbiorów.
10. Ze strony użyczającego protokół podpisywany jest przez:
- Kierownika Działu Udostępniania Zbiorów (lub upoważnionego pracownika Działu)
- Głównego Konserwatora Zbiorów (lub upoważnionego konserwatora).
Ze strony biorącej w użyczenie protokół podpisuje:
- osoba upoważniona, posiadająca imienne upoważnienie do odbioru eksponatów podpisane przez Dyrektora Instytucji/Zastępcę Dyrektora lub Głównego Inwentaryzatora Zbiorów
11. Termin użyczenia ustalany jest z Działem Udostępniania Zbiorów.
12. Wydanie/odbiór użyczanych zbiorów odbywa się w siedzibie użyczającego lub w przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów – w siedzibie biorącego w użyczenie lub w innym miejscu ekspozycji zbiorów wcześniej uzgodnionym przez Strony.
13. Transport i pakowanie zbiorów zapewnia biorący w użyczenie lub użyczający (w przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów do miejsca wystawy).
14. W przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów do miejsca wystawy biorący w użyczenie pokrywa wszystkie koszty związane z transportem zbiorów, na podstawie kosztorysu przygotowanego przez Muzeum Warszawy.
15. Wszystkie wypożyczenia z Muzeum poza granice kraju muszą być objęte odpowiednim ubezpieczeniem komercyjnym lub gwarancją rządową.
16. Kurier muzealny eskortujący obiekty pomiędzy siedzibą muzeum a siedzibą instytucji wypożyczającej może nie zgodzić się na wyładunek lub instalację obiektów, jeżeli uzna, że miejsce ekspozycji nie spełnia ustalonych w umowie warunków.
17. Przedłużenie terminu użyczenia zbiorów może odbyć się tylko za zgodą pisemną Dyrektora Muzeum Warszawy. Pismo w tej sprawie strona biorąca w użyczenie powinna złożyć min. 1 miesiąc przed upływem terminu zwrotu, określonego w protokole zdawczo-odbiorczym.
18. Przedłużenie terminu użyczenia zbiorów nie jest możliwe jeśli:
- w umowie/protokole użyczenia zostało umieszczone zastrzeżenie konserwatorskie, określające maksymalny czas bezpiecznego eksponowania użyczonych zbiorów
- Muzeum Warszawy posiada inne plany wystawiennicze bądź naukowo-badawcze wobec użyczonych zbiorów
19. Muzeum Warszawy zastrzega sobie możliwość:
- kontroli warunków eksponowania zbiorów w siedzibie biorącego w użyczenie przed otwarciem wystawy oraz w uzasadnionych przypadkach podczas trwania wystawy
- obecności pracownika Muzeum Warszawy podczas transportu użyczanych zbiorów
- obecności pracownika Muzeum Warszawy w trakcie montażu i demontażu wystawy