Regulamin realizacji kwerend i udostępniania zbiorów Muzeum Warszawy do innych celów niż zwiedzanie

1 Definicje

Ilekroć w Regulaminie realizacji kwerend i udostępniania zbiorów Muzeum Warszawy do innych celów niż zwiedzanie (dalej: „Regulamin”), jest mowa o:

• Obiekcie – należy przez to rozumieć każdy obiekt należący do zbiorów Muzeum.
• Informacjach sektora publicznego związanych ze zbiorami Muzeum – należy przez to rozumieć posiadane aktualnie cyfrowe wizerunki zbiorów, będących własnością Muzeum i zarejestrowane w obowiązkowej dokumentacji ewidencyjnej oraz posiadane aktualnie podstawowe dane ewidencyjne i informacje o tych zbiorach.
• Ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego – należy przez to rozumieć wykorzystanie informacji przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, w celach komercyjnych lub niekomercyjnych innych niż pierwotny publiczny cel, dla którego informacja została wytworzona.
• Cyfrowym odwzorowaniu obiektu – należy przez to rozumieć plik graficzny używający kompresji bezstratnej o parametrach technicznych określonych w Regulaminie. Plik graficzny stanowi informację sektora publicznego.
• Zamówieniu specjalnym – należy przez to rozumieć zamówienie wytworzenia przez Muzeum więcej niż  8 plików graficznych (ujęć) cyfrowego odwzorowania jednego obiektu.
• Inwentarzu polowym zabytków archeologicznych wydzielonych i/lub masowych – należy przez to rozumieć dane ewidencyjne o zabytku archeologicznym, zgodne z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz.U. z 2004 r. nr 202 poz. 2073) oraz o lokalizacji zabytku archeologicznego w miejscu jego odkrycia.
• Kwerendzie – należy przez to rozumieć fizyczne udostępnienie (przedstawiciel instytucji, osoba prywatna, bez ograniczeń) wybranych zbiorów w terminie ustalonym przez obie strony odbywające się w Muzeum (kwerenda magazynowa) i/lub udostępnienie informacji o zbiorach (podstawowych danych ewidencyjnych), będących własnością Muzeum osobie zainteresowanej przygotowane przez pracowników muzeum w formie zestawienia.
• Kwerendzie elektronicznej – należy przez to rozumieć udostępnienie (przedstawiciel instytucji, osoba prywatna, bez ograniczeń) programu do elektronicznej ewidencji zbiorów zawierającego bazę zbiorów Muzeum osobie zainteresowanej na jej indywidualny wniosek, odbywające się w Muzeum w terminie dogodnym dla obu stron.
• Zestawieniu obiektów – należy przez to rozumieć plik w formacie .xlsx, .docx, .pdf zawierający informacje tekstowe o zbiorach Muzeum, tworzony w celu prezentacji wyników kwerendy.
• Kwerendzie na zlecenie – należy przez to rozumieć udostępnienie osobie zainteresowanej (przedstawiciel instytucji, osoba prywatna, bez ograniczeń), informacji merytorycznej związanej ze zbiorami, zebranej przez pracownika Muzeum, zawierającej zakres ustalony z Wnioskodawcą.
• Celu niekomercyjnym – należy przez to rozumieć działalność nienastawioną na osiąganie zysku, w tym m.in.: praca naukowo-badawcza, publikacja naukowa do udostępniania online, praca licencjacka, praca magisterska, praca doktorska, prelekcja konferencyjna, niekomercyjny blog popularnonaukowy/edukacyjny, niekomercyjna strona internetowa, bezpłatne wydawnictwa, materiały edukacyjne, własne badania popularno-naukowe (do użytku prywatnego).
• Celu komercyjnym – należy przez to rozumieć działalność nastawioną na osiąganie przychodu, w tym: różne formy reklamy, strona internetowa lub blog komercyjny, projekty architektoniczne, wydawnictwa dystrybuowane odpłatnie.

• 2 Ogólne zasady udostępniania informacji sektora publicznego – zbiorów i informacji o zbiorach Muzeum Warszawy

1. Każdemu przysługuje prawo zwrócenia się do Muzeum z wnioskiem o ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego (wniosek z zamówieniem cyfrowych odwzorowań zbiorów Muzeum Warszawy i wniosek o przeprowadzenie kwerendy zbiorów Muzeum Warszawy) na zasadach określonych w ustawie z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1641, z późn. zm.) (dalej: „Ustawa”) i Regulaminie, z obowiązkiem ponoszenia wyłącznej (w miejsce Muzeum) odpowiedzialności za poszanowanie praw osób trzecich przy wykorzystaniu tak udostępnionych informacji.
2. Prawo do ponownego wykorzystania informacji podlega ograniczeniu w przypadkach wskazanych w art. 6 Ustawy, w szczególności, gdy wniosek dotyczy informacji o obiektach:

• zawierających dane osobowe, których ujawnienie może naruszyć prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorstwa;
• znajdujących się w posiadaniu Muzeum na podstawie umowy depozytu, użyczenia lub innej o podobnym charakterze, a właściciele nie wyrazili zgody na ich udostępnianie lub przekazywania w całości lub w określonym zakresie;
• do których prawa autorskie i prawa pokrewne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509) przysługują podmiotom innym niż Muzeum, będących w posiadaniu Muzeum w sytuacji, gdy pierwotnym właścicielem autorskich praw majątkowych lub praw pokrewnych były podmioty inne niż Muzeum, a czas trwania tych praw nie wygasł.

3. Muzeum rozpatruje wnioski nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku bez braków formalnych. Jeżeli wniosek nie może zostać rozpatrzony w terminie 14 dni kalendarzowych, Muzeum w tym terminie zawiadomi Wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia oraz o terminie, w jakim rozpatrzy wniosek, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia tego wniosku bez braków formalnych.
4. Po rozpatrzeniu wniosku Muzeum:

• przekazuje informację sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania bez określania warunków ponownego wykorzystywania;
• informuje o braku informacji sektora publicznego wskazanych we wniosku;
• informuje o braku warunków ponownego wykorzystywania w przypadku posiadania informacji sektora publicznego przez Wnioskodawcę;
• składa ofertę zawierającą warunki ponownego wykorzystywania lub informację o wysokości opłat za ponowne wykorzystywanie;
• odmawia, w drodze decyzji, wyrażenia zgody na ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego.

5. Udostępnianie informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania odbywa się pod warunkiem poinformowania o źródle informacji (Muzeum Warszawy), a w przypadku kwerend również o czasie wytworzenia i pozyskania informacji. Pozostałe warunki z art. 15 ust. 1 Ustawy Muzeum może określić odrębnie dla każdego wniosku i przekazać Wnioskodawcy.
6. Muzeum może ograniczyć ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego i odmówić jej udostępnienia:

• w działalności komercyjnej lub na określonych polach eksploatacji, jeżeli dotyczą zbiorów o charakterze martyrologicznym, zawierających godło, barwy i hymn Rzeczypospolitej Polskiej, a także herby, reprodukcje orderów, odznaczeń lub odznak honorowych, odznak lub odznak wojskowych lub innych odznaczeń;
• do działalności komercyjnej i niekomercyjnej, jeżeli są powiązane z obiektami objętymi roszczeniami osób trzecich lub niebędącymi własnością Muzeum.

7. W przypadku, jeżeli wytworzenie, przetworzenie lub przekazanie w sposób zgodny z wnioskiem Wnioskodawcy informacji sektora publicznego spowodowałoby konieczność podjęcia nieproporcjonalnych działań przekraczających proste czynności Muzeum może:

• odmówić udostępnienia informacji w drodze decyzji;
• naliczyć opłatę.

8. Szczegółowy tryb rozpatrywania wniosków odbywa się zgodnie z Ustawą.

• 3 Zasady przeprowadzania kwerend

1. Prowadzenie kwerend oraz informacja dotycząca obiektów, będących własnością Muzeum, jest jedną z form upowszechniania zbiorów.
2. Muzeum Warszawy udostępnia cyfrowo swoje zbiory nieodpłatnie na stronie internetowej: kolekcje.muzeumwarszawy.pl.
3. Kwerendy są prowadzone na podstawie wniosku o przeprowadzenie kwerendy zbiorów Muzeum Warszawy (Załącznik nr 1 – pobierz formularz) przesłanego drogą elektroniczną na adres e-mail: kancelaria@muzeumwarszawy.pl lub drogą pocztową na adres: Muzeum Warszawy, Rynek Starego Miasta 28, 00-272 Warszawa. W przypadku niespełnienia wymogów formalnych wniosku, Wnioskodawca zostanie wezwany do usunięcia braków formalnych w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania wezwania. Brak uzupełnienia braków formalnych w terminie określonym w zdaniu poprzedzającym jest równoznaczny wycofaniu wniosku.
4. Zakres informacji udostępnianych w ramach cyfrowych baz zbiorów jest ograniczony jedynie ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) oraz względami związanymi z bezpieczeństwem zbiorów.
5. Informacje dotyczące zbiorów są udzielane w oparciu o posiadaną dokumentację zbiorów. Kwerendy są realizowane w następujących formach:

• samodzielnego przeprowadzenia kwerendy przez Wnioskodawcę na stronie internetowej: kolekcje.muzeumwarszawy.pl;
• samodzielnego przeprowadzenia kwerendy przez Wnioskodawcę w systemie do elektronicznej ewidencji zbiorów udostępnionej w siedzibie Muzeum;
• przygotowania podstawowych informacji ewidencyjnych o zbiorach przez pracownika Muzeum i udostępnienia ich drogą mailową lub w innej uzgodnionej formie;
• przygotowania informacji merytorycznej związanej ze zbiorami zebranej przez pracownika Muzeum, zawierającej informacje w zakresie ustalonym ze Wnioskodawcą i udostępnienia ich drogą mailową lub w innej uzgodnionej formie;
• fizycznego udostępnienia zbiorów w siedzibie Muzeum.

6. Opłata za przeprowadzenie kwerendy na zasadach określonych w Regulaminie (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 stycznia 2023 r. w sprawie maksymalnych stawek opłat za ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego nakładanych przez muzea państwowe i muzea samorządowe) wynosi:

7. W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody dyrektora Muzeum, opłata może zostać ustalona na innych warunkach. Wnioski w tym zakresie należy składać łącznie z wnioskiem o przeprowadzenie kwerendy.
8. W przypadku konieczności wniesienia opłaty, Wnioskodawca zostanie poinformowany o jej wysokości, a następnie potwierdzi zakres zamówienia. Brak uregulowania opłaty w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty potwierdzenia zamówienia może skutkować wycofaniem wniosku.
9. Kwerendę w siedzibie Muzeum Wnioskodawca może przeprowadzić na wyznaczonym stanowisku komputerowym w godzinach pracy Muzeum po uprzednim umówieniu.
10. Muzeum fizycznie nie udostępnia następujących zbiorów:

• szczególnie chronionych, których przemieszczanie mogłoby negatywnie wpłynąć na ich stan zachowania, m.in. negatywy;
• będących w trakcie inwentaryzacji;
• będących w trakcie kontroli zbiorów (skontrum lub spis z natury).

11. Muzeum nie udostępnia zbiorów bezpośrednio w magazynach.
12. Przeprowadzenie kwerendy odbywa się na wniosek, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
13. Wnioski są rozpatrywane w kolejności daty wpływu, jednak nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku bez braków formalnych. Jeżeli wniosek nie może zostać rozpatrzony w terminie 14 dni kalendarzowych, Muzeum w tym terminie zawiadomi Wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia oraz o terminie, w jakim rozpatrzy wniosek, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia tego wniosku bez braków formalnych.
14. Kwerendy są realizowane według kolejności zgłoszeń.

• 4

Udostępnianie cyfrowych odwzorowań zbiorów

1. Muzeum Warszawy prezentuje cyfrowe odwzorowania zbiorów możliwe do nieodpłatnego pobrania na stronie internetowej: kolekcje.muzeumwarszawy.pl. Ich dalsze wykorzystywanie może wymagać uregulowania kwestii prawnoautorskich bezpośrednio z dysponentami praw.
2. Muzeum Warszawy udostępnia cyfrowe odwzorowania zbiorów na zasadach określonych w Udostępnienie dokumentacji cyfrowej oraz wykonanie nowych odwzorowań, a także udział pracownika merytorycznego przy opisie nowych odwzorowań może być odpłatne, zgodnie z obowiązującym cennikiem zawartym w ust. 7 poniżej.
3. Muzeum Warszawy udostępnia cyfrowe odwzorowania zbiorów, które:

• znajdują się w domenie publicznej;
• nie stanowią utworów w rozumieniu ustawy z dnia 04 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
• do których Muzeum posiada autorskie prawa majątkowe (Muzeum Warszawy udziela jedynie licencji czasowych niewyłącznych na podstawie umowy).

4. Muzeum Warszawy jest również właścicielem zbiorów, do których nie posiada stosownych praw lub są one ograniczone. Przy procedurze ich udostępnienia Muzeum zastrzega, że wykorzystanie kopii cyfrowych wymaga od Wnioskodawcy odrębnego uregulowania kwestii praw, w szczególności praw autorskich bezpośrednio z autorem lub jego spadkobiercami lub dysponentami praw, z zachowaniem ustawy z dnia 04 lutego 1994 roku o ochronie praw autorskich i prawach pokrewnych, w tym w szczególności w zakresie prawa do korzystania z wizerunku osób uwidocznionych.
5. Procedura udostępnienia zależy od statusu prawnoautorskiego obiektu:

• w przypadków obiektów znajdujących się w domenie publicznej (nieobjętych autorskim prawem majątkowym lub do których prawa już wygasły), udostępnienie następuje na podstawie przesłanego Wniosku z zamówieniem cyfrowych odwzorowań zbiorów Muzeum Warszawy, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu;
• w przypadku obiektów, do których Muzeum posiada autorskie prawa majątkowe lub licencję na wykorzystanie jest konieczne podpisanie umowy licencyjnej lub sublicencyjnej;
• w przypadku obiektów o nieokreślonym statusie prawnoautorskim lub objętych autorskim prawem majątkowym, którego dysponentem nie jest Muzeum – po wypełnieniu wniosku z zamówieniem cyfrowych odwzorowań zbiorów oraz Oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.

6. Udostępnienie cyfrowych odwzorowań zbiorów odbywa się na podstawie wniosku z zamówieniem cyfrowych odwzorowań zbiorów Muzeum Warszawy (Załącznik nr 2 – pobierz formularz) przesłanego drogą elektroniczną na adres e-mail: kancelaria@muzeumwarszawy.pl lub drogą pocztową na adres: Muzeum Warszawy, Rynek Starego Miasta 28, 00-272 Warszawa. W przypadku niespełnienia wymogów formalnych wniosku, Wnioskodawca zostanie wezwany do usunięcia braków formalnych w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania wezwania. Brak ich uzupełnienia jest równoznaczny z wycofaniem wniosku.
7. W przypadku konieczności wniesienia opłaty, Wnioskodawca zostanie poinformowany o jej wysokości w celu potwierdzenia zakresu zamówienia. Brak uregulowania opłaty w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty potwierdzenia zamówienia może skutkować wycofaniem wniosku. Opłata za przekazanie plików do jednorazowego wykorzystania w Polsce i za granicą kopii cyfrowej (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 stycznia 2023 r. w sprawie maksymalnych stawek opłat za ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego nakładanych przez muzea państwowe i muzea samorządowe) wynosi:

8. Wnioski są rozpatrywane w kolejności daty wpływu, jednak nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku bez braków formalnych. Jeżeli wniosek nie może zostać rozpatrzony w terminie 14 dni kalendarzowych, muzeum w tym terminie zawiadomi Wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia oraz o terminie, w jakim rozpatrzy wniosek, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia tego wniosku bez braków formalnych.
9. Termin realizacji zamówienia, w przypadku którego istnieje konieczność wykonania nowych cyfrowych odwzorowań jest ustalany indywidualnie.
10. W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody dyrektora Muzeum, opłata może zostać ustalona na innych warunkach. Wnioski w tym zakresie należy składać łącznie z wnioskiem, o którym mowa w ust. 6 powyżej.
11. Wnioskodawca wykorzystując odwzorowania cyfrowe zbiorów Muzeum Warszawy, jest zobowiązany do poszanowania autorskich praw osobistych określonych w art. 16 ustawy z dnia 04 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
12. Wnioskodawca nie może przenosić prawa do wykorzystania odwzorowań cyfrowych na inne podmioty lub osoby trzecie.
13. Muzeum Warszawy i jego pracownicy nie ponoszą odpowiedzialności za niezgodne z prawem lub niezgodne z celem wskazanym w zamówieniu wykorzystanie odwzorowań cyfrowych. Odpowiedzialność prawną – ze wszystkimi konsekwencjami – ponosi Wnioskodawca tak wobec osób trzecich, jak i wobec Muzeum Warszawy w przypadku jakichkolwiek roszczeń.
14. W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt pod adresem e-mail: udostepnianie@muzeumwarszawy.pl.

• 5

Udostępnianie cyfrowych odwzorowań zbiorów Muzeum Warszawy

w celach informacyjnych dla mediów

1. Udostępnianie cyfrowych odwzorowań obiektów wchodzących w skład pakietów prasowych następuje za pośrednictwem strony internetowej: https://muzeumwarszawy.pl/ oraz za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej pracowników Działu Promocji i Marketingu Muzeum Warszawy, który odpowiada za ich udostępnienie
2. Wszystkie udostępnione w zakładce „DLA MEDIÓW” materiały przeznaczone są wyłącznie dla mediów. Rozpowszechnianie ich jest dozwolone wyłącznie w celach związanych z informowaniem o Muzeum Warszawy oraz organizowanych przez Muzeum wydarzeniach w okresie ich trwania. Przy publikacji ww. wizerunków jest obowiązkowe zamieszczenie podpisów według przygotowanego przez Muzeum wzoru, który nie może podlegać żadnym modyfikacjom co do treści. Naruszenie tego obowiązku będzie stanowić naruszenie praw autorskich.
3. Wzór podpisu pod cyfrowym wizerunkiem danego obiektu, o którym mowa powyżej, to: Nazwa/tytuł obiektu, imię i nazwisko autora [jeśli obiekt jest utworem], datowanie, kolekcja Muzeum Warszawy / fot. imię i nazwisko fotografa [wyłącznie w przypadku zdjęć obiektów 3D],

np.: Kombinezon i kurtka z adamaszku i gniecionego weluru, Grażyna Hase, pocz. l. 80 XX w.,  Muzeum Warszawy, fot. J. Nowak czy Apteczka podróżna z wyposażeniem / 4. ćw. XIX w. / kolekcja Muzeum Warszawy / fot. J. Nowak.

Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Wniosek o przeprowadzenie kwerendy zbiorów Muzeum Warszawy.

Załącznik nr 2 – Wniosek z zamówieniem cyfrowych odwzorowań zbiorów Muzeum Warszawy.

Załącznik nr 3 – Oświadczenie.