1. Muzeum Warszawy użycza swoje zbiory do innych instytucji kultury na podstawie aktualnych aktów prawnych wydanych przez w Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

2. Pisma dotyczące wypożyczeń eksponatów powinny być kierowane do Dyrektora Muzeum minimum 3 miesiące przed planowanym wypożyczeniem.

3. Pismo z prośbą o wypożyczenie zbiorów powinno zawierać:

• dane instytucji
• cel wypożyczenia
• planowany okres wypożyczenia
• wypełnione i podpisane przez Dyrektora Muzeum (lub osobę upoważnioną) oświadczenie dot. warunków transportu oraz warunków eksponowania użyczonych zbiorów w siedzibie biorącego w użyczenie lub w innym miejscu eksponowania użyczonych zbiorów wraz załącznikiem ze spisem eksponatów (spis powinien zawierać: nr inwentarza/sygnatura oraz dane inwentaryzacyjne – autor, nazwa/tytuł) (pobierz wzór pisma oraz (oświadczenie wraz z załącznikiem).

4. Zgody na wypożyczenie zbiorów udziela Dyrektor Muzeum.

5. Wypożyczenie odbywa się na podstawie umowy użyczenia oraz protokołu zdawczo-odbiorczego.

6. Umowa użyczenia określa warunki użyczenia zbiorów oraz zobowiązania strony użyczającej i biorącej w użyczenie.

7. Umowa użyczenia sporządzana jest nie później niż 1 miesiąc przed wypożyczeniem zbiorów.

8. Umowę użyczenia podpisują dyrektorzy instytucji: strony wypożyczającej i biorącej w użyczenie lub osoby do tego upoważnione.

9. Protokół zdawczo-odbiorczy potwierdza wypożyczenie zbiorów.

10. Ze strony użyczającego protokół podpisywany jest przez:

• Kierownika Działu Udostępniania Zbiorów (lub upoważnionego pracownika Działu)
• Głównego Konserwatora Zbiorów (lub upoważnionego konserwatora).

Ze strony biorącej w użyczenie protokół podpisuje:

• osoba upoważniona, posiadająca imienne upoważnienie do odbioru eksponatów podpisane przez Dyrektora Instytucji/Zastępcę Dyrektora lub Głównego Inwentaryzatora Zbiorów

11. Termin użyczenia ustalany jest z Działem Udostępniania Zbiorów.

12. Wydanie/odbiór użyczanych zbiorów odbywa się w siedzibie użyczającego lub w przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów – w siedzibie biorącego w użyczenie lub w innym miejscu ekspozycji zbiorów wcześniej uzgodnionym przez Strony.

13. Transport i pakowanie zbiorów zapewnia biorący w użyczenie lub użyczający (w przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów do miejsca wystawy).

14. W przypadku świadczenia usługi dowozu zbiorów do miejsca wystawy biorący w użyczenie pokrywa wszystkie koszty związane z transportem zbiorów, na podstawie kosztorysu przygotowanego przez Muzeum Warszawy.

15. Wszystkie wypożyczenia z Muzeum poza granice kraju muszą być objęte odpowiednim ubezpieczeniem komercyjnym lub gwarancją rządową.

16. Kurier muzealny eskortujący obiekty pomiędzy siedzibą muzeum a siedzibą instytucji wypożyczającej może nie zgodzić się na wyładunek lub instalację obiektów, jeżeli uzna, że miejsce ekspozycji nie spełnia ustalonych w umowie warunków.

17. Przedłużenie terminu użyczenia zbiorów może odbyć się tylko za zgodą pisemną Dyrektora Muzeum Warszawy. Pismo w tej sprawie strona biorąca w użyczenie powinna złożyć min. 1 miesiąc przed upływem terminu zwrotu, określonego w protokole zdawczo-odbiorczym.

18. Przedłużenie terminu użyczenia zbiorów nie jest możliwe jeśli:

• w umowie/protokole użyczenia zostało umieszczone zastrzeżenie konserwatorskie, określające maksymalny czas bezpiecznego eksponowania użyczonych zbiorów
• Muzeum Warszawy posiada inne plany wystawiennicze bądź naukowo-badawcze wobec użyczonych zbiorów

19. Muzeum Warszawy zastrzega sobie możliwość:

• kontroli warunków eksponowania zbiorów w siedzibie biorącego w użyczenie przed otwarciem wystawy oraz w uzasadnionych przypadkach podczas trwania wystawy
• obecności pracownika Muzeum Warszawy podczas transportu użyczanych zbiorów
• obecności pracownika Muzeum Warszawy w trakcie montażu i demontażu wystawy